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04:25 - Terça-Feira, 30 de Maio de 2017
Seção de Legislação da Câmara Municipal de São Miguel Arcanjo / SP

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Normas relacionadas com este Diploma:

Leis Municipais
LEI MUNICIPAL Nº 1.625, DE 26/05/1990
LEI ORGÂNICA DO MUNICÍPIO DE SÃO MIGUEL ARCANJO.

PORTARIA Nº 019, DE 01/02/2016
DISCIPLINA A ROTINA DE RECEBIMENTO, EXPEDIÇÃO E TRÂMITE DE DOCUMENTOS NA CÂMARA MUNICIPAL DE SÃO MIGUEL ARCANJO.


INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/ 2016

O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE SÃO MIGUEL ARCANJO, ouvido a DIRETORIA GERAL e a ASSESSORIA JURÍDICA, no uso das atribuições legais e com fundamento no art. 15, 11 da Lei Orgânica do Município de São Miguel Arcanjo ,

CONSIDERANDO a necessidade de uniformizar a tramitação dos documentos recebidos e produzidos na Câmara Municipal de São Miguel Arcanjo à vista dos princípios que regem a Administração Pública,

RESOLVE expedir o seguinte ato normativo:

CAPÍTULO I - DOS CONCEITOS GERAIS

Art. 1º Para fins desta instrução Normativa considera-se:
   I - Secretaria da Câmara: setor responsável em planejar e gerir as atividades de apoio legislativo da Câmara Municipal, bem como, supervisionar e controlar as ações dos setores que são subordinados, atua como elemento de articulação administrativa entre os órgãos da Câmara, Gabinete da Presidência e Gabinete dos Vereadores, acompanha todas as fases do processo legislativo na tramitação das proposituras, geri os sistemas de registros, arquivos documentais e de memória da Câmara Municipal, responsável pelas atividades de registro de Plenário, sessões, audiências públicas, reuniões legislativas, registros legislativo em áudio, vídeo, redação de atas, registro e revisão dos pronunciamentos dos vereadores, acompanha a tramitação das proposituras e registra a frequências dos vereadores;
   II - Assessoria Parlamentar: setor responsável por atender diretamente os agentes políticos, realizando atendimento ao público em geral, organizando agenda dos parlamentares, realizando contanto com gabinete políticos de outras esferas governamentais, redigi ofícios especiais, proposituras, requerimentos, indicações e demais documentos relacionados à atividade parlamentar, prestando apoio diretamente nos gabinetes dos vedores, autuando de forma integrada com a Secretaria da Câmara;
   III - Setor de Protocolo: setor responsável em executar as atividades de recebimento, protocolo, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos expedidos e recebidos, pela Câmara Municipal, organizar o protocolo de acompanhamento de processos internos e externos, de modo a facilitar a localização dos documentos, expedir e controlar a entrega de correspondência interna e externa, gerenciar o processo de arquivamento de documentos e atos da Câmara Municipal;

CAPÍTULO II - DOS CONCEITOS ESPECÍFICOS

Art. 2º Considera-se PROTOCOLO o conjunto de tarefas correspondentes ao recebimento, registro e controle de processos e expediente de qualquer origem, bem como a seu encaminhamento aos setores competentes.

Art. 3º Considera-se PROPOSITURAS toda matéria legislativa sujeita a deliberação do Plenário, cuja tramitação está estabelecida na Lei Orgânica do Município e Regimento Interno da Câmara Municipal .

Art. 4º Considera-se COMUNICAÇÃO INTERNA o instrumento de comunicação de registro de caráter interno, utilizado pelo órgão e setores da Câmara Municipal, que poderá ser processado ou não, dependendo de seu objetivo, complexidade do assunto notadamente de natureza que dependa de decisão hierárquica.

Art. 5º Considera-se CORRESPONDÊNCIA OFICIAL todo documento que trata de assuntos pertinentes a Câmara Municipal, trocada entre outras instituições governamentais ou particulares, assinada pela autoridade competente ou servidor do Órgão.
   Parágrafo único. Toda correspondência oficial deverá ser escritura em papel timbrado oficial, ser assinada pela autoridade competente ou servidor do órgão, com a identificação do cargo ou função, identificação clara e objetiva a quem se destina, redigida de acordo com as normas oficiais da língua portuguesa, preferencialmente na terceira pessoa e impessoal, conterá número de ordem e data da emissão.

Art. 6º Considera-se CORRESPONDÊNCIA PARTICULAR todo documento que trata de assuntos de interesse pessoal de servidores e/ou agentes políticos do Poder Legislativo Municipal, constando no envelope apenas o nome do servidor e/o agente, sem indicação do cargo, do nome da instituição e/ou de seus setores.

CAPÍTULO III - DAS RESPONSABILIDADES

Art. 7º São responsabilidades da Secretaria da Câmara e Assessoria Parlamentar:
   I - acompanhar o trâmite interno e externo das proposituras que sejam apresentadas no Poder Legislativo;
   II - assessorar a Presidências, a Mesa da Câmara, nas relações institucionais com todas as esferas do poder constituídas;
   III - manter o relacionamento institucional e administrativo com os gabinetes dos vereadores e servidores do legislativo;
   IV - responsabilizar-se pelos registros, arquivos documentais e de memória da Câmara Municipal;
   V - responsabilizar-se pelo registro de atas, relatórios, e documentos utilizados em audiência pública e nas sessões da Câmara Municipal;
   VI - responsabilizar-se pela atualização, compilação, guarda e preservação dos registros das leis municipais, decretos legislativos, atos, resoluções e por crias;
   VII - receber, distribuir, controlar e arquivar os documentos que tramitam na Câmara Municipal;
   VIII - encaminhar proposituras e documentos oficiais apresentados em plenário para os órgãos competentes;
   IX - responsabilizar-se pelo protocolo e tramitação interna de documentos e correspondências;
   X - responsabilizar-se pela promoção e cuidado dos bens culturais e de memória do Legislativo;
   XI - coordenar o protocolo e tramitação interna de documentos diversos e correspondências;
   XII - coordenar as atividades de documentação das sessões e audiências, os registros, arquivos documentais da Câmara Municipal;
   XIII - coordenar o encaminhamento das proposituras e documentos oficiais apresentados em Plenário para os órgãos competentes;
   XIV - coordenar todo o trâmite interno das proposituras que sejam aprese a s na Câmara Municipal de   a protocolo até o arquivo;
   XV - coordenar os setores responsáveis pelos registros nas audiências e sessões Legislativas;
   XVII - coordenar a preservação dos bens culturais e de memória do Legislativo;
   XVIII - responsabilizar-se pela organização rotineira e pelas atividades do setor de documentação e memória;
   XIX - manter sob sua responsabilidade materiais, equipamentos e patrimônio do setor de documentação, além de zelar pela sua conservação;
   XX - responsabilizar-se pela organização do protocolo desde o recebimento, a conferência, a numeração, a classificação, o registro, a distribuição, expedição e alimentação no sistema informatizado de todos os documentos administrativos e legislativos, produzidos ou recebidos pela Câmara, bem como encaminhamento de correspondências destinadas aos Vereadores e Servidores;
   XXI - realizar separadamente no protocolo, trâmite legislativo atendendo a normas internas e Regimento da Câmara.
   XXII - Organizar os serviços de catalogação, arranjo, classificação, registro e identificação do acervo do arquivo.

CAPÍTULO IV - DOS PROCEDIMENTOS

Art. 8º Os serviços de protocolo serão realizados sob a responsabilidade da Secretaria da Câmara, para atender aos setores do Poder Legislativo.
   Parágrafo único. São atribuições do setor de protocolo:
   I - Preparar, encaminhar e expedir processos e expediente interno;
   lI - Receber documentos em geral;
   III - Controlar expediente e processos;
   IV - Informar aos interessados o andamento de solicitações;
   V - Promover a tramitação das comunicações internas;
   VI - Encaminhar os documentos de âmbito interno e externo;
   VII - Instituir mecanismos de controle das correspondências oficiais, exceto as de caráter:
      b) Confidencial;
      c) Contratuais e licitatórios.

Art. 9º O setor de protocolo observará estritamente os procedimentos estabelecidos neste Ato Normativo em relação às correspondências oficiais e documentos recebidos.
   § 1º Todo recebimento, distribuição e expedição das correspondências deverão ser realizados por intermédio do setor de protocolo.
   § 2º Toda correspondência, requerimento, solicitação, convite ou comunicação, serão obrigatoriamente protolocadas, recebendo número sequencial anual, com data e hora do recebimento.
   § 3º Será registrado em livro próprio ou sistema informatizado, sob o número do respectivo protocolo, o resumo do documento, a origem, remetente e a destinação junto ao órgão.
   § 4º Realizado o processo de protocolo e registro, o documento será encaminhado ao Diretor da Secretaria da Câmara que em 24 (vinte e quatro) horas:
      I - providenciará o requerido ou;
      II - dará ciência ao interessado ou;
      III - determinará sua autuação na forma de processo administrativo para providências necessárias ou;
      IV - fará concluso ao Presidente da Câmara para as providências julgadas necessárias.
   § 5º O setor de protocolo atenderá ao público externo nos dias úteis de segunda a sexta-feira das 9h00min às 11h00min e das 13h00min às 17h00min, salvo exceções justificadas e autorizadas pela chefia superior.
   § 6º As correspondências de caráter particular, recebidas pelo protocolo, serão encaminhadas diretamente ao destinatário.
   § 7º As correspondências oficiais expedidas e recebidas, serão respectivamente, arquivadas em pastas próprias na Secretaria da Câmara.
   § 8º A distribuição e quantidade de vias junto ao protocolo, salvo solicitação de mais vias pelo interessado, será da seguinte forma:
      I - duas (02) vias para: projetos de leis, resolução, decreto legislativo, resoluções, solicitações, ofícios e requerimentos; sendo entregue uma via para o interessado e uma encaminhada aos setores da Câmara Municipal;
      II - uma (01) via para: convites, comunicados e correspondências recebidas via Correios.

Art. 10. As proposituras serão recebidas pelo setor de protocolo e, obrigatoriamente serão protocoladas, recebendo o mesmo número sequencial anual das correspondências oficiais, com data e hora do recebimento, registrada em livro próprio ou sistema informatizado.
   § 1º Para efeito de protocolo, as proposituras serão protocoladas e registras pelo número da mensagem de encaminhamento.
   § 2º As proposituras já protocoladas, serão remetidas à Secretaria da Câmara para as providências regimentais.

Art. 11. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria da Secretaria da Câmara.

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Gabinete da Presidência, 1º de fevereiro de 2016.

MARCOS RAVAGNANI
Presidente

Publicada e registrada na Diretoria da Secretaria da Câmara e afixada em local próprio no prédio do Legislativo na data supra.

FABRICIO VICTOR CORRÊA PEREIRA
Diretor Geral


Nota: (Este texto não substitui o original)


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